TUGAS VLOG

https://www.youtube.com/watch?v=hU0OWpEKZzc&feature=youtu.be
tugas vlog
note:kalo dari hp tidak bisa tolong liat dari laptop/pc,terima kasih:)

Tugas Kelompok Softskill

Nama Anggota:

Faris Hafizhuddin 14114000

Fatihah Mardhotillah 14114041

Febri Setyo Harseno 14114106

Gilang Agung Harsono 14114539

Kelas : 2KA15

Service Operation

Service operation merupakan tahap implementasi dari layanan TI yang telah dikembangkan, membuat perangkat dokumen yang mengatur regulasi layanan seperti Standard Operating Procedure (SOP) dan manual/petunjuk pemakaian layanan TI kepada pengguna layanan. Proses-proses yang dilakukan pada iterasi service operation sebagai berikut:

1. Manajemen Event (Event Management)

Tujuan dari proses ini adalah memastikan Configurasi item (CI) yang ada terpantau dan menyaring kategori event untuk memutuskan tindakan yang tepat.

2. Manajemen Insiden (Incident Management)

Tujuan dari proses ini adalah mengelola semua siklus insiden guna mengembalikan layanan TI kepada pelanggan secepat mungkin jika insiden terjadi.

3. Pemenuhan Permintaan (Request Fulfilment)

Tujuan dari proses ini adalah memenuhi permintaan pelanggan pada layanan TI, seperti perubahan password atau permintaan informasi.

4. Manajemen Akses (Access Management)

Tujuan dari proses ini adalah memberikan hak kepada pengguna yang berwenang dan mencegah akses dari pengguna yang tidak terotorisasi. Manajemen akses erat kaitannya dengan keamanan informasi.

5. Manajemen Masalah (Problem Management)

Tujuan dari proses ini adalah mengelola semua siklus masalah yang terjadi pada layanan TI. Manajemen masalah bertugas untuk mencegah terjadinya insiden dan meminimalkan dampak dari insiden.

6. Pengendalian Operasi TI (TI Operations Control)

Tujuan dari proses ini adalah memantau dan mengontrol layanan TI beserta infrastrukturnya. Proses ini bertanggung jawab pada pengendalian tugas-tugas rutin dari pengelolaan layanan TI.

7. Manajemen Fasilitas (Facilities Management)

Tujuan dari proses ini adalah mengelola lingkungan fisik dari infrasturkur TI yang berjalan.

8. Manajemen Aplikasi (Application Management)

Tujuan dari proses ini adalah mengelola siklus hidup aplikasi layanan TI yang berjalan.

9. Manajemen Teknis (Technical Management)

Tujuan dari proses ini adalah menyediakan ahli teknis untuk mendukung pengelolaan infrastruktur TI.

Continual Service Improvement

SASARAN

            CSI memiliki sasaran sebagai berikut:

•         Untuk meninjau, menganalisis dan membuat rekomendasi di mana peningkatan dapat dilakukan pada setiap titik sepanjang siklus hidup.

•         Untuk meninjau dan menganalisis prestasi tingkat layanan terhadap sasaran.

•         Untuk mengidentifikasi dan menerapkan kegiatan individu dalam upaya meningkatkan kualitas layanan dan efisiensi dan efektivitas proses manajemen pelayanan.

•         Untuk meningkatkan efektivitas biaya, memberikan layanan TI tanpa mempengaruhi kepuasan pelanggan.

•         Untuk menerapkan metode manajemen berkualitas dalam menunjang kegiatan perbaikan berkesinambungan.

CSI harus menjadi tujuan bagi setiap orang dalam organisasi, tetapi kegiatan peningkatan hanya akan terjadi jika mereka dikelola dengan baik.

Contohnya : Seorang pemilik senior yang bertanggung jawab harus diangkat dan mereka harus memiliki otoritas yang tepat untuk membuat sesuatu terjadi. Ini bukan peran yang sepele, karena peningkatan mungkin berarti gangguan signifikan dari pola kerja saat ini.

kegiatan peningkatan harus direncanakan dan dijadwalkan secara berkelanjutan dan efek mereka dimonitor untuk memastikan bahwa peningkatan yang diinginkan tercapai. Idealnya, budaya 'peningkatan' akan menjadi tertanam dalam organisasi.

RUANG LINGKUP

CSI berlaku di semua tahapan siklus hidup layanan dan menangani tiga bidang utama:

·         keseluruhan kesehatan manajemen pelayanan sebagai suatu disiplin.

·         penyelarasan terus menerus dari portofolio layanan dengan kebutuhan bisnis saat ini dan masa depan.

·         The jatuh tempo memungkinkan proses IT

NILAI UNTUK BISNIS

CSI mengakui bahwa nilai IT yang menyediakan bisnis dapat dilepaskan dan diukur dengan cara yang berbeda:

•         Peningkatan: Hasil yang lebih baik jika dibandingkan dengan keadaan sebelumnya.

•         Keuntungan: Keuntungan dicapai melalui perbaikan dilaksanakan.

•         Pengembalian investasi (ROI): Perbedaan antara manfaat menyadari dan biaya mencapainya.

•         Nilai investasi (VOI): Nilai tambahan yang diciptakan oleh peningkatan termasuk manfaat non-moneter dan hasil.

Menerapkan CSI berarti berkomitmen untuk investasi berkelanjutan dalam rangka menciptakan dan memelihara rencana peningkatan pelayanan (SIP). Nilai yang diharapkan dari suatu investasi merupakan sebuah komponen penting dari setiap kasus bisnis, dan CSI menekankan perlunya penilaian ulang berkala mengikuti pelaksanaan perbaikan dengan memeriksa apakah keuntungan / ROI / VOI dirilis oleh peningkatan tertentu; mengidentifikasi investasi terbaik dengan memperkirakan manfaat dari inisiatif yang berbeda; menilai dampak atau manfaat saat ini perubahan yang diusulkan suatu struktur organisasi atau strategi bisnis, atau perubahan peraturan atau perubahan legislatif.

PRINSIP UTAMA

Mendekati peningkatan layanan terus menerus

Layanan berkelanjutan pendekatan peningkatan (lihat Gambar 6.1) dapat diterapkan untuk setiap rencana perbaikan. mendekati ini terdiri dari enam langkah:

Gambar 6.1 berkesinambungan pendekatan yang meningkatkan pelayanan (Sumber: Kantor Kabinet ITIL terus menerus Peningkatan Pelayanan ISBN 978-0-113313-08-2)

MEMBERIKAN PENINGKATAN

ITIL merekomendasikan bahwa daftar CSI terus masuk peluang Peningkatan dan mengkategorikan mereka ke dalam kecil, menengah dan besar. Diharapkan untuk melaksanakan setiap kesempatan bersama-sama dengan antisipasi yang diharapkan dan keuntungannya juga harus ditunjukkan. Bersama-sama, informasi ini memungkinkan prioritas peluang perbaikan. Pendaftaran CSI harus diadakan sebagai bagian dari sistem manajemen tepi layanan pengetahuan. Daftar CSI adalah tanggung jawab dan akuntabilitas manajer CSI. Kunci untuk peningkatan yang sukses adalah pengukuran.

Business Relationship Management

1.       Ruang Lingkup

Manajemen hubungan bisnis terdiri dari pengetahuan, keterampilan, dan perilaku (atau kompetensi) yang membina hubungan yang produktif antara organisasi jasa (misalnya Sumber Daya Manusia , teknologi informasi , departemen keuangan, atau penyedia eksternal) dan mitra bisnis mereka.

BRM berbeda dari manajemen hubungan perusahaan dan manajemen hubungan pelanggan meskipun hal itu berkaitan. Ini adalah ruang lingkup yang lebih besar daripada penghubung yang sejalan kepentingan bisnis dengan TI Penyerahan

Ruang lingkup manajemen hubungan bisnis berfokus pada penyelarasan pelanggan tujuan dengan kegiatan penyedia layanan TI , yaitu, semua interaksi bahwa penyedia layanan memiliki dengan pelanggan .

2.       Maksud dan Tujuan :

Pengertian: Manajemen hubungan bisnis (BRM) adalah pendekatan formal untuk pemahaman, mendefinisikan, dan mendukung kegiatan antar-usaha yang terkait dengan jaringan bisnis .

Tujuan: dari manajemen hubungan bisnis adalah untuk memahami kebutuhan pelanggan bisnis dan untuk memberikan layanan yang memenuhi kebutuhan tersebut .

3.       Prinsip Umum

      Prinsip Business Relationship Management

•         Pengukuran dan analisis

Tujuan BRM mengharuskan konsep-konsep dan prinsip-prinsip dapat diidentifikasi dan diukur. Mengingat model, seseorang harus mampu mengidentifikasi hubungan bisnis yang mereka terlibat dalam, dan mengukur mereka dalam hal seperti kuantitas atau durasi. Hal yang sama berlaku untuk setiap aspek BRM, seperti jenis, peran, atau prinsip.

Setiap hubungan bisnis memiliki tujuan yang memerlukan partisipasi dari peran ganda untuk mencapai. Tujuan dari hubungan bisnis yang diberikan adalah diskrit dan terukur.

•         Reputasi dan kepercayaan

Model BRM harus berusaha untuk model dan mengukur reputasi dan kepercayaan .

Setiap hubungan, dan setiap interaksi di dalamnya, memberikan kontribusi untuk reputasi. Reputasi meringankan risiko dan mengurangi gesekan dalam proses bisnis. Kepedulian untuk reputasi incentivizes perilaku yang baik.

Tidak adanya kepercayaan akan menyebabkan hubungan bisnis untuk gagal. Kepercayaan meningkatkan efisiensi dan memungkinkan resolusi konflik. Hubungan antara kepercayaan sebagai konsep inti tradisional dan dalam bentuk yang muncul 'radikal' sebagai komponen dari komunitas online harus dijelaskan.

•         Governance

Model BRM perlu memperhitungkan dan menyelaraskan dengan model tata kelola perusahaan , termasuk etika bisnis , kendala hukum, dan norma-norma sosial yang berlaku untuk hubungan bisnis.

•         Batas

Model BRM harus menentukan batas-batas hubungan bisnis dalam kontinum yang lebih besar dari hubungan interpersonal. Selain isu-isu pemerintahan, model harus memeriksa jika ada tingkat optimal dari hubungan pribadi, dan apakah mereka berbeda berdasarkan jenis, peran, atau atribut lainnya. model harus membantu menentukan batas-batas yang mengoptimalkan efektivitas sementara mendukung tata kelola yang baik.

•         Pertukaran dan timbal balik

Model BRM pertukaran dan timbal balik harus memperluas dimensi tradisional untuk akun untuk tidak hanya pertukaran keuangan, tetapi juga pertukaran waktu, uang, pengetahuan, dan reputasi. Ini adalah fitur kunci dari hubungan bisnis.

4.       Peran

Ø  Memahami pelanggan dan tujuan bisnis dan bagaimana menerjemahkan ke persyaratan

layanan

Ø  Membantu pelanggan merumuskan persyaratan untuk layanan baru dan mengembangkan kasus bisnis pelanggan untuk investasi di dalamnya

Ø  Mengidentifikasi perubahan yang dapat mempengaruhi pelanggan menggunakan atau

persyaratan untuk layanan

Ø  Mengidentifikasi perkembangan teknologi dan hal hal terkait yang dapat memberikan kesempatan bagi layanan yang lebih baik atau biaya

yang lebih rendah bagi pelanggan

Ø  Memastikan bahwa pengiriman dan penyelenggaraan jasa, termasuk, misalnya, transisi ke dalam operasi penuh, terus mengenali dan memenuhi kebutuhan pelanggan bisnis

Ø  Mengukur tingkat kepuasan pelanggan dengan proses BRM dan kinerja penyedia layanan secara keseluruhan

Ø  Berurusan dengan laporan layanan, keluhan, komentar dan umpan balik lain untuk

menjamin penyediaan efektif dan perbaikan berkesinambungan dari pelayanan yang

diberikan

5. Hubungan dengan management layanan lainnya

Pentingnya untuk HRM dari portofolio pelanggan dan portofolio perjanjian pelanggan dibahas sebelumnya dalam bab ini. Selain ini, BRM memanfaatkan berikut:

Ø  Portofolio layanan TI: ini digunakan oleh BRM untuk merekam informasi tentang

kesempatan baru bagi pelanggan BRM, sebagai sumber informasi untuk membantu BRM mengevaluasi layanan baru atau diubah dan untuk melacak kemajuan dan status

perkembangan layanan untuk pelanggan.

Ø  Portofolio Proyek: ini memberikan informasi lebih detail tentang status proyek direncanakan atau sedang berlangsung sehubungan dengan layanan baru atau diubah untuk

pelanggan.

Ø  Portofolio Aplikasi: ini memberikan informasi tentang aplikasi TI yang ada, fungsi yang mereka berikan, orang-orang yang mengembangkan mereka dan orang-orang yang mendukung dan mengelolanya.

6. Layanan IT Mangement Komunikasi

Ø  Ruang Lingkup

Manajemen operasi TI adalah fungsi dan bukan proses. Hal ini bertanggung jawab untuk operasi infrastruktur TI organisasi dan aplikasi pada sehari-hari. Infrastruktur TI dan aplikasi mendukung layanan organisasi.

Ø  Maksud dan Tujuan

Pengiriman layanan stabil dengan tidak tersedianya diminimalkan adalah tujuan utama. Manajemen operasional TI adalah fungsi yang memastikan bahwa infrastruktur TI semua organisasi dan aplikasi yang dikelola dan dipelihara pada sehari-hari dalam rangka untuk memberikan tingkat yang disepakati layanan.

7. Management Keamanan Informasi dan Management Akses

Ø  Kebijakan Keamanan Informasi

Kebijakan keamanan informasi harus mendukung dan selaras dengan kebijakan

keamanan bisnis.Ini harus mencakup kebijakan yang meliputi penggunaan aset TI, email, internet, dokumen penting, akses remote, akses oleh pihak ketiga (seperti pemasok) dan

penjualan aset. Selain itu mendefinisikan pendekatan untuk reset password, mempertahankan kontrol antivirus dan mengklasifikasi informasi. Kebijakan ini harus tersedia untuk

semua pelanggan dan pengguna serta staf TI, dan kepatuhan terhadap kebijakan harus

dirujuk dalam semua perjanjian internal dan kontrak eksternal. Kebijakan tersebut harus

ditinjau ulang dan direvisi pada setidaknya secara tahunan

Ø  Sistem Management Keamanan Informasi

Sistem manajemen keamanan informasi (ISMS juga disebut sebagai kerangka keamanan) membantu mendirikan program keamanan hemat biaya untuk mendukung tujuan bisnis

Tujuan ISMSadalah untuk memastikan bahwa kontrol yang tepat, alat dan prosedur yang dibentuk untuk mendukung kebijakan keamanan informasi

Ø  Fasilitas Management Kontrol Akses Fisik

Manajemen keamanan informasi mendefinisikan kebijakan kontrol akses, dan mengidentifikasi langkah langkah keamanan fisik yang diperlukan dan yang seharusnya memiliki

akses ke situs yang (mis pusat data).

pengelolaan fasilitas bertanggung jawab untuk menegakkan kebijakan ini. Komponen utama dari kontrol akses fisik adalah:

a.       instalasi, pemeliharaan dan pengelolaan keamanan akses fisik

b.      kontrol seperti kunci dan hambatan dan peralatan pengawasan

c.       pemantauan akses fisik ke kawasan lindung

d.      staf keamanan fisik

e.       pemeliharaan rencana lantai menunjukkan bidang akses terbatas dan kontrol keamanan yang relevan.

Salah satu cara yang paling umum melanggar keamanan fisik adalah dengan 'rekayasa sosial':

istilah yang agak megah yang biasanya mengacu hanya untuk berbicara dengan cara Anda ke

fasilitas yang aman (misalnya dengan menyamar sebagai kontraktor yang sah, menyamar sebagaiorang lain atau hanya mengikuti orang yang sah melalui pintu terbuka). Untuk alasan ini, akses

keamanan tidak hanya harus dikontrol dengan tepat tetapi juga terus dipantau agar pelanggaran

tersebut dapat dideteksi dan kontrol keamanan ditingkatkan

Financial Management for IT Services

Service Delivery merupakan sekumpulan proses manajerial yang memiliki fokus utama pada customer dari semua layanan TI, yang menjamin bahwa layanan-layanan TI tersebut dapat digunakan sesuai fungsinya untuk mendukung kegiatan bisnis. Seperti halnya seorang customersebuah layanan akses Internet, dia selalu peduli dengan kualitas akses, terkait dengan berapa bandwidth yang didapat, ketersediaan serta kemudahan akses pada saat apapun dan di manapun, harga akses serta fasilitas-fasiltas lain dari keanggotaannya pada sebuah Internet serviceprovider. Service Delivery sangat terkait dengan kepentingan-kepentingan customer, yaitu pihak bisnis dari sebuah perusahaan dalam hal utilisasi teknologi untuk membantu, mengotomatisasi jalannya satu atau lebih proses bisnis. Kemudahan akses dan ketersediaan aplikasi, response time, keamanan penggunaan aplikasi, layanan serta ketanggapan pihak TI dalam menangani semua keluhan dan kesulitan dalam pengoperasian aplikasi, menjadi tujuan dari semua proses yang ada dalam area Service Delivery ini. Service Deliveryterdiri dari lima proses berikut:

Service Level Management

Service Level Management memiliki tujuan utama  menyeimbangkan demand dengan supply layanan TI, dengan mengetahui kebutuhan-kebutuhan bisnis serta kapabilitas dari TI sebuah organisasi bisnis, atau sebuah perusahaan. Ambil contoh sebuah pasar tradisional, di mana penjual dan pembeli bertemu. Di pasar ini terjadi transaksi yang didahului dengan kesepakatan harga, di mana sebuah produk akan dijual. Di pasar ini terjadi pertukaran informasi, seorang calon pembeli memiliki demand yang kemudian akan di-supply oleh satu atau lebih pedagang yang telah sepakat harga penjualannya. Di dalam transaksi ini terjadi pemuasan kebutuhan, pembeli mendapatkan apa yang ia butuhkan dan pedagang dapat menjual dagangannya.

Sinonim dengan apa yang terjadi dalam sebuah organisasi bisnis, hubungan ini terjadi antara pihak bisnis dengan TI. Transaksi yang dilakukan adalah berupa fasilitas teknologi yang dapat digunakan pihak bisnis untuk menjalankan proses bisnisnya dari hari ke hari. Begitu pula dengan pihak TI yang harus selalu siap menyediakan fasilitas teknologi kepada bisnis. Perlu juga diperhatikan di sini, transaksi tidak terjadi demikian saja. Dalam contoh pasar tradisional, sang calon pembeli akan memilih dan memeriksa produk apa saja, pada tingkat kualitas tertentu untuk dibeli. Begitu pula dengan pedagang yang harus selalu siap menjaga kualitas produknya, jika ia ingin dagangannya tetap laku dan mendapatkan customer yang setia. Service Delivery merupakan salah satu komponen penting dari ITIL, yang mendeskripsikan proses-proses best practice dalam menghadapi serta berinteraksi dengan customer layanan TI dari pihak bisnis.

Financial Management for IT Services.

Financial Management atau manajemen keuangan merupakan mekanisme utama dalam mengelola sumber daya keuangan dalam sebuah perusahaan. Mekanisme ini mendukung sebuah perusahaan dalam merencanakan dan mengeksekusi semua tujuan-tujuan bisnisnya, serta memerlukan pengaplikasian yang konsisten serta terintegrasi dalam seluruh bagian perusahaan, agar tercapai konsistensi yang maksimal.

Secara lebih sederhana, dalam kasus sebuah perusahaan manufaktur, konsep-konsep manajemen keuangan memungkinkan perusahaan tersebut memahami bagaimana mengelola keuangan, menginvestasikannya ke dalam barang-barang produksi, menambah  nilai tambah sebuah bahan baku, membiayai usaha-usaha pemasaran serta  peningkatan kualitas produk serta beberapa kegiatan lainnya, agar supaya produk hasil akhirnya mampu dijual dan bukan hanya mengembalikan modal, namun juga menghasilkan keuntungan. Perspektif  manajemen keuangan sangat penting untuk dipahami, dan bahkan perlu diimplementasikan dalam setiap proses yang terkait dengan perencanaan, pengimplementasian, pengoperasian serta pengendalian sistem dan infrastruktur TI.

Di dalam divisi/departemen TI, manajemen keuangan diimplementasikan dalam tiga proses besar, yaitu:

 Budgeting, merupakan proses prediksi dan pengendalian pengeluaran keuangan. Budgeting dilakukan secara periodik, biasanya dalam siklus tahunan, namun pengendaliannya tetap dilakukan harian.

  IT Accounting, merupakan sekumpulan proses yang memungkinkan sebuah divisi/departemen TI untuk mencatat pengeluaran-pengeluarannya. Pencatatan ini dilakukan dengan mengidentifi kasi biaya berdasarkan customer, layanan TI dan kegiatan operasional.

  Charging, merupakan sekumpulan proses yang diperlukan untuk ‘menagih’ seorang customer, karena telah menggunakan layanan-layanan TI yang disediakan untuknya.

Penting untuk juga diketahui dalam proses ini adalah tipe-tipe biaya, dan contoh elemen- elemennya:

1. Hadware, contoh: biaya server, storage, network devices dan lain-lain.

2. Software, contoh:biaya sistem operasi, aplikasi bisnis, aplikasi produktivitas, antivirus dan lain-lain.

3. People, contoh: payroll, biaya bonus bagi staf berprestasi, biaya training dan lain-lain.

4. Accommodation, contoh: biaya penggunaan ruang kantor, ruang Data Center dan lain-lain.

5. External services, contoh: biaya penggunaan jasa pihak ketiga, seperti jasa keamanan, Disaster Recovery services, outsourcing services dan lain-lain.

6. Transfer, biaya-biaya dalam kategori ini sama dengan biaya-biaya External services, namun dalam hal ini terjadi tranfer pengetahuan, seperti biaya jasa konsultasi.

Capacity Management.

Capacity Management merupakan proses yang bertanggungjawab dalam menjamin kapasitas pemrosesan/komputasi dan penyimpanan atau storage yang dimiliki oleh TI sesuai dengan kebutuhan bisnis yang terus berevolusi, tentunya pada tingkat biaya yang efektif serta perencanaan yang berkesinambungan. Sub-subproses yang tercakup dalam Capacity Management adalah sebagai berikut:

Business Capacity Management,merupakan subproses yang bertanggung jawab serta menjamin bahwa kebutuhan- kebutuhan bisnis di masa depan telah diidentifikasi, direncanakan dan diimplementasikan berdasarkan urutan tertentu.

Service Capacity Management, merupakan subproses yang mengelola kinerja atau performance sebuah layanan TI yang digunakan oleh customer.

Resource Capacity Management,  merupakan subproses yang mengelola setiap komponen dalam infrastruktur TI, misalnya server dan storage.

IT Services Continuity Management.

Proses ini adalah nama lain dari Disaster Recovery Plan (DRP). Dengan kata lain, ITIL menggunakan IT Services Continuity Management(ITSCM) ini untuk semua proses yang terkait dengan usaha-usaha pemulihan layanan TI, setelah terjadinya gangguan yang menyebabkan tidak tersedianya layanan TI tersebut.

Availability Management.

Availability Management merupakan sebuah proses yang digunakan untuk menjawab ketergantungan bisnis terhadap TI. Tingkat ketergantungan ini, di banyak perusahaan atau organisasi bisnis besar, telah berkembang pada tingkatan di mana jika TI berhenti berfungsi, maka bisnis pun akan berhenti. Tujuan utama keberadaan proses Availability Managementini adalah untuk mengoptimalkan kapabilitas dari infrastruktur TI, layanan-layanannya serta organisasi yang terlibat di dalamnya, agar keseluruhan layanan TI yang digunakan oleh bisnis terjamin tingkat ketersediaannya. Di mana layanan TI tersebut dapat selalu ada, jika bisnis membutuhkannya, kapan pun dan di manapun.

Referensi :

Cartlidge, A., Hanna, A., Rudd, C., Macfarlane, I., Windebank, J., & Rance, S. (2007). A high-level overview of the IT INFRASTRUCTURE LIBRARY. An Introductory Overview of ITIL® V3, 1(1). Ditemukenali 13 Maret 2013, darihttp://www.best-management-practice.com/gempdf/itsmf_an_ introductory_overview_of_itil_v3.pdf

Orand, B. (2011). Foundation of IT Service Management with ITIL 2011. USA: ITILYaBrady.

Rinjani, Muhammad Angga. (2013). Implementasi Problem Management berdasarkan framework ITIL versi 3 (studi kasus BISKOM UAD). Skripsi, Program Studi Sistem Informasi, Universitas Ahmad Dahlan, Yogyakarta

http://www.itil-officialsite.com

Analisis Jurnal

Jurnal: Model Strategi Layanan Teknologi Informasi

Di jurnal ini saya mendapatkan Informasi seperti berikut:

Dengan meningkatnya jumlah kebutuhan layanan organisasi, peran Teknologi Informasi (TI) dalam organisasi saat ini telah mengalami peluasan,pada awalnya TI hanya berfokus pada otomatisasi data,pengolahan data atau manipulasi data,sekarang sudah bergeser pada fungsi perencanaan strategis dan layanan. Saat ini sudah banyak dilakukan oleh berbagai jenis organisasi,baik profit ataupun non profit. Salah satu kerangka kerja disiplin TI dalam hal fungsi layanan TI adalah Information Technology Infrastructure Library (ITIL).

Dan di sini disebutkan bahwa ITIL adalah kerangka kerja best practices yang dapat digunakan untuk membantu organisasi dalam mengembangkan proses Information Technology Service Management (ITSM). Dan dalam jurnal ini (ITSM) dijelaskan seperti berikut:

Information Technology Service Management (ITSM) adalah pendekatan organisasi Teknologi Informasi (TI) yang digunakan untuk merancang, membangun, mengintegrasikan,mengatur dan menyusun layanan TI yang berkualitas, dalam ITSM pengelolaan TI memilkibasis filosofi pada cara pandang customer terhadap kontribusi TI dalam bisnis, serta untuk efektifitas dan efisiensi biaya dalam hal penyedia layanan TI. Dijurnal ini juga diberitahukan tentang sudut pandang,yaitu:

Sudut Pandang Service Catalogue Management (SCM)

Sudut Pandang Service Level Management (SLM)

Sudut Pandang Capacity Management (CM)

Sudut Pandang Availability Management (AM)

Sudut Pandang IT Service Continutity Management (ITSCM)

Sudut Pandang Information Security Management (ISM)

Sudut Pandang Supplier Management (SM)

Sumber: https://www.researchgate.net/publication/267757892_Model_Strategi_Layanan_Teknologi_Informasi

Jurnal: A Study of Service Desk Setup in Implementing IT Service Management in Enterprises

Dijurnal ini berisi tidak ada yang berbeda dari jurnal lokal diatas,akan tetapi dari jurnal Internasional ini,sangat mendalami apa itu (ITIL) dan (ITSM). Dijurnal ini menjelaskan sangat jelas tentang apa itu (ITIL) dan (ITSM). Akan tetapi tidak menjelaskan tentang sudut pandang seperti di jurnal lokal.

Sumber:

http://file.scirp.org/pdf/TI_2013080613574612.pdf

Pengertian ITSM

ITSM (Information Technology Service Management) atau Manajemen Layanan Teknologi Informasi adalah suatu metode pengelolaan sistem teknologi informasi (TI) yang secara filosofis terpusat pada perspektif konsumen layanan TI terhadap bisnis perusahaan. ITSM merupakan kebalikan dari pendekatan manajemen TI dan interaksi bisnis yang terpusat pada teknologi. Istilah ITSM tidak berasal dari suatu organisasi, pengarang, atau pemasok tertentu dan awal penggunaan frase inipun tidak jelas kapan dimulainya.

ITSM berfokus pada proses dan karenanya terkait dan memiliki minat yang sama dengan kerangka kerja dan metodologi gerakan perbaikan proses (seperti TQM, Six Sigma, Business Process Management, dan CMMI). Disiplin ini tidak memedulikan detail penggunaan produk suatu pemasok tertentu atau detail teknis suatu sistem yang dikelola, melainkan berfokus pada upaya penyediaan kerangka kerja untuk menstrukturkan aktivitas yang terkait dengan TI dan interaksi antara personil teknis TI dengan pengguna teknologi informasi.

ITSM umumnya menangani masalah operasional manajemen teknologi informasi (kadang disebut operations architecture, arsitektur operasi) dan bukan pada pengembangan teknologinya sendiri. Contohnya, proses pembuatan perangkat lunak komputer untuk dijual bukanlah fokus dari disiplin ini, melainkan sistem komputer yang digunakan oleh bagian pemasaran dan pengembangan bisnis di perusahaan perangkat lunak-lah yang merupakan fokus perhatiannya. Banyak pula perusahaan non-teknologi, seperti pada industri keuangan, ritel, dan pariwisata, yang memiliki sistem TI yang berperan penting, walaupun tidak terpapar langsung kepada konsumennya.

Service management:

Suatu kemampuan khusus organisasi untuk memberikan nilai kepada pelanggan atau customer dalam bentuk layanan. Umumnya menangani masalah operasional manajemen teknologi informasi dan bukan pada pengembangan teknologinya sendiri. Contohnya, proses pembuatan perangkat lunak komputer untuk dijual bukanlah fokus dari disiplin ini, melainkan sistem komputer yang digunakan oleh bagian pemasaran dan pengembangan bisnis di perusahaan perangkat lunak-lah yang merupakan fokus perhatiannya. Banyak pula perusahaan non-teknologi, seperti pada industri keuangan, ritel, dan pariwisata, yang memiliki sistem TI yang berperan penting, walaupun tidak terpapar langsung kepada konsumennya.

2  2.      Service Lifecycle:

Service Lifecycle adalah salah satu bentuk model organisasi yang mempunyai bahasan sebagai berikut:

1  .      Cara melakukan manajemen pada layanan adalah terstruktur.

2  .      Komponen didalam siklus hidup memiliki keterkaitan satu sama lain.

3  .      Dampak dari perubahan pada satu komponen akan dimiliki juga pada komponen lainnya dan bahkan dampak tersebut terdapat pada.

Terdiri dari lima tahap. Proses yang berhubungan dan fungsinya dijelaskan secara rinci dalam fase atau tahapan di mana mereka memiliki hubungan paling kuat.

Kelima tahap tersebut adalah:

1. Service Strategy – Tahap perencanaan strategis dalam membangun kemampuan manajemen layanan (service management), dan penyelarasan layanan dan strategi bisnis.

Proses dan fungsi:

– Financial management

– Service portfolio management

– Demand management

2. Service Design – Tahap merancang dan mengembangkan layanan TI yang sesuai, termasuk arsitektur, proses, kebijakan dan dokumen; tujuan service desain adalah untuk memenuhi kebutuhan bisnis saat ini dan masa depan.

Proses dan fungsi:

− Service catalogue management

− Service level management

− Capacity management

− Availability management

− IT service continuity management

− Information security management

− Supplier management

3. Service Transition – Tahap mewujudkan kebutuhan dari tahapan sebelumnya, dan meningkatkan kemampuan dalam transisi layanan baru dan layanan modifikasi untuk dijadikan produksi.

Proses dan fungsi:

– Transition planning and support

– Change management

– Service asset and configuration management

– Release and deployment management

– Service validation and testing

– Evaluation

– Knowledge management

4. Service Operation – Tahap pencapaian efektivitas dan efisiensi dalam memberikan dan mendukung layanan dalam rangka untuk memastikan adanya nilai bagi pelanggan dan penyedia layanan.

Proses dan fungsi:

– Event management

– Incident management

– Request fulfillment

– Problem management

– Access management

– Monitoring and control

– IT operations

– Service desk

5. Continual Service Improvement – Fase menciptakan dan memelihara nilai bagi pelanggan dengan perbaikan desain, dan pengenalan layanan dan operasi.

Proses dan fungsi:

− The 7-step improvement process (CSI Improvement Process)

− Service reporting

3  3. The Processes and Funtion

Processes dan Functions didefinisikan sebagai berikut:

Process:

Satu kegiatan yang terstruktur  dan dirancang untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Proses memiliki input dan output. Proses dapat diukur yang memberikan hasil kepada customer atau stakeholders secara terus-menerus dan berulang-ulang. Proses dapat terjadi pada beberapa unit organisasi sekaligus. Contoh dari sebuah proses adalah Change Management.

 Function:

Sebuah tim atau kelompok orang dengan alat yang mereka gunakan untuk melakukan satu atau lebih proses atau kegiatan, dalam memenuhi suatu pekerjaan tertentu dengan hasil akhir yang spesifik. Fungsi dapat memanfaatkan sejumlah proses.

4  4. Measurement, Metrics, and The Deming Cycle

Measurement adalah suatu pengukuran atau menganalisa permasalahan dari data-data yang ada.

The Deming Cycle atau PDCA adalah singkatan dari PLAN, DO, CHECK dan ACT yaitu siklus peningkatan proses (Process Improvement) yang berkesinambungan atau secara terus menerus seperti lingkaran yang tidak ada akhirnya. Konsep siklus PDCA (Plan, Do, Check dan Act) ini pertama kali diperkenalkan oleh seorang ahli manajemen kualitas dari Amerika Serikat yang bernama Dr. William Edwards Deming.

Sumber:

http://ict.konsultindo.com

https://yogapermanawijaya.wordpress.com/2014/10/16/pengertian-pengukuran-measurement-penilaian-assessment-dan-evaluasi-evaluate-dalam-pendidikan/

http://teknikelektronika.com/pengertian-siklus-pdca-plan-do-check-act/

Perubahan dan Perkembangan Organisasi

Pengertian Perkembangan Organisasi

Ada beberapa pengertian tentang Perkembangan Organisasi, diantaranya :

a.   Strategi untuk merubah nilai-nilai daripada manusia dan juga struktur organisasi sehingga       organisasi itu dapat beradaptasi dengan dengan lingkungannya.

b.  Suatu penyempurnaan yang terencana dalam fungsi menyeluruh (nilai dan struktur) suatu organisasi.

c. PO merupakan suatu proses yang meliputi serangkaian perencanaan perubahan yang sistematis yang dilakukan secara terus-menerus oleh suatu organisasi.

d. PO merupakan suatu pendekatan situasional atau kontingensi untuk meningkatkan

efektifitas organisasi

e. PO lebih menekankan pada system sebagai sasaran perubahan.

f. PO meliputi perubahan yang sengaja direncanakan

                      

Dari beberapa pengertian diatas,dapat kita simpulkan bahwa Pengembangan Organisasi merupakan program yang berusaha meningkatkan efektivitas keorganisasian dengan mengintegrasikan keinginan bersama akan pertumbuhan dan perkembangan dengan tujuan keorganisasian. Pengembangan organisasi (PO) sebagai suatu disiplin perubahan perencanaan yang menekankan pada penerapan ilmu pengetahuan dan praktek keperilakuan untuk membantu organisasi-organisasi mencapai efektivitas yang lebih besar. Para manajer dan staf ahli harus bekerja dengan dan melalui orang-orang untuk melaksanakan tugas-tugas mereka dan PO dapat membantu mereka membentuk hubungan yang efektif di antara mereka. Di dalam menghadapi akselerasi perubahan yang semakin cepat, PO diperlukan untuk bisa mengatasi konsekuensi-konsekuensi dari perubahan tersebut. Pengembangan organisasi mengukur prestasi suatu organisasi dari segi efisiensi, efektifitas dan kesehatan.

BERBAGAI PENDEKATAN PERUBAHAN ORGANISASI

Harold J. Leavitt menyatakan bahwa organisasi dapat diubah melalui pengubahan struktur, teknologi dan atau orang-orangnya.

1.      Pendekatan struktur

Pengubahan struktur organisasi menyangkut modifikasi dan pengaturan sistem internal, seperti acuan kerja, ukuran dan komposisi kelompok kerja, sistem komunikasi, hubungan-hubungan tanggung jawab atau wewenang. Pendekatan struktural dibagi menjadi tiga kelompok yang terdiri dari :

a.       Melalui aplikasi prinsip-prinsip perancangan organisai klasik. Pendekatan ini berusaha untuk memperbaiki penciptaan pembagian kerja yang tepat dari tanggung jawab jabatan para anggota organisasi, pengubahan rentang manajemen, deskripsi jabatan dan sebagainya.

b.      Melalui desentralisasi. Hal ini didasarkan pada penciptaan satuan-satuan organisasi yang lebih kecil dan dapat berdiri sendiri dan memutuskan perhatian pada kegiatan yang berorientasi tinggi. Hasilnya perbaikan prestasi kerja.

c.       Melalui modifikasi aliran kerja dalam organisasi. Pendekatan ini didasarkan pada pemikiran bahwa aliran kerja dan pengelompokan keahlian yang tepat akan berakibat kenaikan produktifitas secara langsung dan cenderung memperbaiki semangat dan kepuasan kerja.

Faktor-faktor perubahan organisasi:

Proses perubahan organisasi adalah konsep daur hidup atau life cycle. Organisasi mengalami proses kelahiran pertumbuhan, berkembang, kematangan, kemunduran dan akhirnya mengalami kematian sebagaimana dalam semua sistem biologi dam sistem sosial. Fase-fase perkembangan organisasi juga memiliki sifat kuaintitatif dan kualitatif yang merupakan indikator ” mati-hidup ” suatu organisasi.

Organisasi juga harus melihat arah perubahan lingkungan yang pasti dan yang tidak pasti. Artinya, organisasi adaptif atas perubahan yang terjadi pada lingkungan sekitarnya. Oleh karena itu, suatu organisasi haruslah mengembangkan strategi dalam mengadaptasi perubahan lingkungan, termasuk strategi dalam melakukan kontrol terhadap lingkungan. Untuk itu perlu kiranya merencanakan perubahan organisasi, termasuk di dalamnya yaitu mengembangkan organisasi.

Adapun Proses dari perubahan:

    Mengadakan pengkajian
    Mengadakan identifikasi
    Menentukan strategi
    Melakukan evaluasi.

Faktor-faktor penyebab Perubahan organisasi dibedakan menjadi dua,antara lain:

    Faktor Intern

a.  Perubahan kebijakan lingkungan

b.  Perubahan tujuan

c.  Perluasan wilayah operasi tujuan

d.  Volume kegiatan bertambah banyak

e.  Sikap & perilaku dari para anggota organisasi.

2. Faktor Ekstern

a. Politik

b. Hukum

c. Kebudayaan

d. Teknologi

e. Sumber daya alam

f. Demografi

g. Sosiologi

Proses Perubahan

Organisasi apapun tidak dapat menghindarkan diri dari pengaruh daripada berbagai perubahan yang terjadi di luar organisasi. Perubahan tersebut mempunyai dampak tehadap organisasi, baik dampak yang bersifat negatif maupun positif. Dampak bersifat negati apabila perubahan itu menjadi hambatan bagi kelancaran, perkembangan dan kemajuan organisasi. Dampak bersifat positif apabila perubahan yang terjadi di luar organisasi.

• MENGADAKAN IDENTIFIKASI
• MENETAPKAN PERUBAHAN
• MENENTUKAN STRATEGI
• MELAKUKAN EVALUASI

Ciri-ciri pengembangan organisasi

Organisasi merupakan sekumpulan orang-orang yang berada dalam satu wadah dan mempunyai satu tujuan yang sama dan terstruktur.                                            

 Pengembangan oraganisasi dapat membantu suatu organisasi untuk menciptakan tanggapan-tanggapan positif terhadap terhadap perubahan-perubahan dengan cara melakukan perubahan dalam organisasi.                                                                                
  Pengembangan organisasi merupakan suatu pendekatan sistematik, terpadu dan terencana untuk meningkatkan efektivitas organisasi serta memecahkan masalah-masalah.          
  Pengembangan organisasi mempunyai 2 arti yaitu pengembangan organisasi sebagai fungsi administrasi dan pengembangan organisasi sebagai fungsi spesialis atau sebagai teknik manajemen.                                                                                                                                      Ciri-ciri pengembangan organisasi adalah suatu strategi pendidikan yang komplleks yang dimaksudkan untuk mengubah keyakinan, sikap, nilai dan struktur organisasi sehingga mereka dapat lebih beradaptasi dengan teknologi baru, pemasaran dan tantangan, dan tinngkat yang memusingkan perubahan itu sendiri

Metode Pengembangan Organisasi

Program pengembangan organisasi memiliki hal-hal pokok berikut ini:
1.Program ini dipimpin dan didukung dari atas, dapat juga menggunakan pihak ketiga (atau agen perubahan) untuk mendiagnosis masalah dan memperbaikinya, atau mengatasi perubahan melalui berbagai jenis kegiatan yang direncanakan, atau intervensi.
2.Rencana-rencana pengembangan organisasi didasarkan kepada analisis dan diagnosis yang sistematis, mengenai keadaan organisasi serta perubahan dan masalah-masalah yang mempengaruhinya.
3. Program ini berhubungan dengan bagaimana organisasi bertindak pada waktu perubahan terjadi, dengan menggunakan proses seperti interaksi, komunikasi, perencanaan peran serta, dan benturan.

sumber: http://abdilahkhusu25.blogspot.co.id/2013/01/perubahan-dan-perkembangan-organisasi_24.html

Desain dan Struktur Organisasi

Desain dan struktur organisasi

1. 1. Desain dan Struktur Organisasi
2. 2. Ada 3 dimensi struktur organisasi : 1. Kompleksitas 2. Formalisasi 3. Sentralisasi
3. 3. 1.Kompleksitas Kompleksitas, mempertimbangkan tingkat diferensiasi yang ada dalam organisasi termasuk di dalamnya tingkat spesialisasi atau tingkat pembagian kerja, jumlah tingkatan di dalam hirarki organisasi serta tingkat sejauh mana unit-unit organisasi tersebar secara geografis. • Diferensiasi : Diffrensiasi horizontal, merujuk pada tingkat diferensiasi antara unit-unit berdasarkan orientasi para anggota, sifat dari tugas yang dilaksanakan, dan tingkat pendidikan dan pelatihannya. Spesialisasi adalah pengelompokkan aktivitas tertentu yang dilakukan satu individu. Spesialisasi fungsional = pembagian kerja. Spesialisasi social = individunya yang dispesialisasi Departementalisasi : cara organisasi secara khas mengkoordiinasikan aktivitas yang telah dideferensiasi secara horizontal. Misal : Berdasarkan fungsi; geografis;produk; proses Differensiasi vertical, merujuk pada kedalaman struktur Misal : organisasi berbentuk tall atau flat, tergantung dari rentang kendali (span of control) Diferensiasi Spasial, tingkat sejauh mana lokasi dari kantor,pabrik, dan personalia sebuah organisasi tersebar secara geografis.
4. 4. 2. Formalisasi Formalisasi, yaitu sejauh mana organisasi menyandarkan dirinya pada peraturan dan prosedur untuk mengatur perilaku dari para pegawainya. Keuntungan adanya standarisasi : - Standarisasi perilaku akan mengurangi keanekaragamaa - Memudahkan koordinasi - Adanya penghematan Formalisasi : • Bersifat eksternal bagi pegawai, peraturan, prosedur, dan aturan ditetapkan secara terinci, dikodifikasi, & dilaksanakan melalui pengawasan langsung • Perilaku yang diinternalkan, melalui nilai, norma Teknik-teknik Formalisasi — Seleksi — Persyaratan peran — Peraturan, prosedur, dan kebijaksanaan. — Pelatihan — Ritual.
5. 5. 3. Sentralisasi Sentralisasi, tingkat di mana pengambilan keputusan dikonsentrasikan pada suatu titik tunggal di dalam organisasi Hambatan sentralisasi : — Hanya memperhatikan struktur formal. — Memperhatikan kebebasan dalam pengambilan keputusan. — Konsentrasi pada seseorang, unit atau tingkat. — Kontrol dari top manajemen, tetapi keputusan tetap terletak pada anggota tingkat rendah. Keuntungan desentralisasi : — setiap manajer mempunyai keterbatasan terhadap jumlah informasi — Dapat menanggapi perubahan dengan cepat. — Memberi masukan lebih rinci bagi pengambil keputusan. — Memotivasi pegawai untuk memberi kesempatan dlm pengambilan keputusan. — Memberi peluang pelatihan bagi manajer tingkat rendah. Keuntungan sentralisasi : — Keputusan komprehensif yang akan diambil. — Penghematan dan lebih efektif
6. 6. Departementalisasi Depertementasi atau departementalisasi bersangkutan dengan proses penentuan cara pengelompokan kegiatan-kegiatan organisasi. Departementasi mencerminkan organsasi horizontal pada setiap tingkatan hirarki, dan hubungan erat dengan prinsip spesialisasi klasik. • Departemntasi Fungsional. Departementasi fungsional dapat dijumpai di setiap tipe organisasi. fungsi-fungsi utama biasanya adalah produksi, pemasaran dan keuangan, fungsi-fungsi vital yang memungkinkan perusahaan beroprasi dan menjaga kelangsungan hudupnya. • Departemantasi Produk. Departemantasi produk merupakan pengelompokan kegiatan-kegiatan atas dasar perbedaan barang-barang dan atau jasa-jasa menurut perbedaan-perbedaan cara produksi atau pemrosesan dan atau pemakaian akhir. • Departemtasi Wilayah. Bila organisasi beropraso di wilayah-wilayah yang tersebar, maka departemtasi atas dasar wilayah akan diperlukan. Tipe departemantasi wilayah ini sering juga disebut departemtasi lokasi, daerah, regional atupun geografis.
7. 7. Model - Model Desain Organisasi • Desain Organisasi Mekanistik Desain organisasi ini merupakan organisasi yang menekankan pada kepentingan pencapaian produksi yang tinggi dan efisien melalui penggunaan aturan dan prosedur yang ekstensif, sentralisasi wewenang, dan spesialisasi tenaga kerja yang tinggi. Fungsi manajemen organisasi menurut Henri Fayol yang relevan dalam memahami model mekanistik ada 4 yaitu Prinsip spesialisasi, prinsip kesatuan arah, prinsip wewenang dan tanggung jawab, dan prinsip rantai berjenjang. Model mekanistik mencapai tingkat produksi dan efisiensi yang tinggi dengan karakteristik  Sangat kompleks karena menekankan pada spesialisasi tenaga kerja.  Sangat tersentralisasi karena menekankan pada wewenang dan tanggung gugat (accountability).  Sangat formal karena menekankan pada fungsi sebagai dasar departemen.
8. 8. • Desain Organisasi Organik Desain organisasi ini merupakan organisasi yang menekankan pada pentingnya mencapai keadaptasian dan perkembangan tingkat tinggi. Desain organisasi ini kurang mengandalkan peraturan dan prosedur, wewenang yang disentralisasikan atau spesialisasi yang tinggi. Model organik dari desain organisasi berada dalam posisi yang bertentangan dengan model mekanistik berkaitan dengan perbedaan karakteristik organisasi. Perbedaan yang sangat nyata antara dua model adalah konsekuensi dari perbedaan kriteria efektivitas yang masing-masing berupaya mencapai maksimalisasi. Sementara model mekanistik memaksimalkan efisiensi dan produksi, model organik memaksimalkan kepuasan fleksibilitas dan pengembangan. Organisasi organik fleksibel terhadap perubahan tuntutan lingkungan karena desain organisasi organik mendorong pemanfaatan yang lebih besar dari potensi manusia. Pengambilan keputusan, pengendalian, dan proses penetapan sasaran desentralisasi dan disebarkan pada semua tingkat organisasi.
9. 9. Implikasi Manajerial desain dan struktur organisasi Pegawai atau karyawan dalam suatu perusahaan terhubung dalam suatu kesatuan struktur yang menyatu dengan tujuan agar pekerjaan yang ada dapat terselesaikan dengan lebih baik dibandingkan tanpa adanya pembagian bagian tugas kerja. Untuk melakukan pengumpulan orang-orang dalam suatu unit, divisi, bagian ataupun departemen dengan tugas pekerjan yang berkaitan diadakan kegiatan departementalization atau departementalisasi. Dapat menghasilkan struktur atau susunan yang berkualitas didalam suatu organisasi, karena ada teori yang mengatakan posisi adalah kualitas maka setiap orang yang menempati posisi yang ia kuasai dalam suatu organisasi akan menghasilkan kontribusi besar dalam suatu organisasi tersebut. itulah alasan mengapa diperlukan implikasi manajerial desan dan struktur organisas.

Peran Komunikasi Dalam Organisasi

Pengertian Komunikasi

Komunikasi adalah "suatu proses dimana seseorang atau beberapa orang, kelompok, organisasi, dan masyarakat menciptakan, dan menggunakan informasi agar terhubung dengan lingkungan dan orang lain" (Ruben Brent D dan Lea P Stewart, 2006).        Komunikasi berasal dari bahasa latin “communis” atau ‘common” dalam Bahasa Inggris yang berarti sama. Berkomunikasi berarti kita berusaha untuk mencapai kesamaan makna, “commonness”.  Atau dengan ungkapan yang lain, melalui komunikasi kita mencoba berbagi informasi, gagasan atau sikap kita dengan partisipan lainnya.

            Manusia di dalam kehidupannya harus berkomunikasi, artinya memerlukan orang lain dan membutuhkan kelompok atau masyarakat untuk saling berinteraksi. Hal ini merupakan suatu hakekat bahwa sebagian besar pribadi manusia terbentuk dari hasil integrasi sosial dengan sesama dalam kelompok dan masyarakat. Di dalam kelompok/organisasi itu selalu terdapat bentuk kepemimpinan yang merupakan masalah penting untuk kelangsungan hidup kelompok, yang terdiri dari pemimpin dan bawahan/karyawan.

Pengertian Organisasi

Organisasi adalah tempat atau wadah bagi orang-orang untuk berkumpul, bekerjasama secara rasional dan sistematis, terencana, terpimpin dan terkendali, dalam memanfaatkan sumber daya (uang, material, mesin, metode, lingkungan), sarana-parasarana, data, dan lain sebagainya yang digunakan secara efisien dan efektif untuk mencapai tujuan organisasi. (Keith Davis, 1962).

Interaksi dan kerja sama ini akan terus berkembang dengan teratur sehingga membentuk wadah yang disebut dengan organisasi. Interaksi atau hubungan antar individu-individu dan kelompok/tim dalam setiap organisasi akan memunculkan harapan-harapan. Harapan ini kemudian akan menimbulkan peranan-peranan tertentu yang harus diemban oleh masing-masing individu untuk mewujudkan visi, misi, dan tujuan organisasi/kelompok.

Sebuah organisasi memang dibentuk sebagai wadah yang didalamnya berkumpul sejumlah orang yang menjalankan serangkaian aktivitas tertentu secara teratur guna tercapainya tujuan yang telah disepakati bersama. Terlebih dalam kehidupan masyarakat modern, manusia merasa bahwa selain mengatur dirinya sendiri, ia juga perlu mengatur lingkungannya, memelihara ketertiban, mengelola dan mengontrolnya lewat serangkaian aktifitas yang kita kenal dengan manajemen dan organisasi. William (1956) menyebutnya dengan istilah “TheOrganisation Man”.

Arti Penting Komunikasi

Komunikasi merupakan hal yang sangat penting bagi kehidupan sehari-hari maupun dalam berorganisasi. Kemampuan berkomunikasi yang baik merupakan syarat utama dalam berorganisasi karena dengan komunikasi yang baik, kegiatan organisasi dapat berjalan dengan baik, lancar dan sesuai tujuan organisasi tersebut.

Jenis dan Proses Komunikasi

Jenis-jenis komunikasi :

1.Komunikasi Intrapribadi

Komunikasi intrapribadi (intrapersonal communication) adalahkomunikasi dengan diri sendiri, baik kita sadari atau tidak. Misalnya berpikir.

2.Komunikasi Antarpribadi

Komunikasi antarpribadi (interpersonal communication) adalah komunikasi antara orang-orang secara tatap muka, yang memungkinkan respon verbal maupun nonverbal berlangsung secara langsung. Bentuk khusus komunikasi antarpribadi ini adalah komunikasi diadik (dyadic communication) yang hanya melibatkan dua individu,misalnya suami- istri, dua sejawat, guru-murid. Ciri-ciri komunikasi diadik adalah pihak- pihak yang berkomunikasi berada dalam jarakyang dekat; pihak-pihak yang berkomunikasi mengirim dan menerimapesan secara langsung dan simultan.

3.Komunikasi Kelompok (Kecil)

Komunikasi kelompok merujuk pada komunikasi yang dilakukan sekelompok kecil orang (small-group communication). Kelompok sendiri merupakan sekumpulan orang yang mempunyai tujuan bersama, yang berinteraksi satu sama lain untuk mencapai tujuanbersama, saling mengenal satu sama lain, dan memandang mereka sebagai bagian dari kelompok tersebut. Komunikasi antarpribadi berlaku dalam komunikasi kelompok.

4.Komunikasi Publik

Komunikasi publik adalah komunikasi antara seorang pembicara dengan sejumlah orang (khalayak), yang tidak bisa dikenali satu persatu. Komunikasi publik meliputi ceramah, pidato, kuliah, tabligh akbar, dan lain-lain. Ciri-ciri komunikasi publik adalah: berlangsung lebih formal;menuntut  persiapan  pesan  yang  cermat,  menuntut  kemampuanmenghadapi sejumlah besar orang; komunikasi cenderung pasif; terjadi di tempat umum yang dihadiri sejumlah orang; merupakan peristiwayang direncanakan; dan ada orang-orang yang ditunjuk secara khusus melakukan fungsi-fungsi tertentu.

5.Komunikasi Organisasi

Komunikasi organisasi (organizational communication) terjadi dalam suatu organisasi, bersifat formal dan informal, dan berlangsung dalam jaringan  yang  lebih  besar  dari  komunikasi  kelompok.  Komunikasi organisasi juga melibatkan komunikasi diadik, komunikasi antarpribadi, dan komunikasi publik tergantung kebutuhan.

6.Komunikasi Massa

Komunikasi massa (mass communication) adalah komunikasi yangmenggunakan  media  massa  cetak  maupun  elektronik  yang dikelola sebuah lembaga atau orang yang dilembagakan yang ditujukan kepada sejumlah besar orang yang tersebar, anonim, dan heterogen. Pesan- pesannya bersifat umum, disampaikan secara serentak, cepat dan selintas.

Proses Komunikasi

Proses komunikasi adalah bagaimana komunikator menyampaikan pesan kepada komunikannya, sehingga dapat menciptakan suatu persamaan makna antara komunikan dengan komunikatornya. Proses komunikasi ini bertujuan untuk menciptakan komunikasi yang efektif (sesuai dengan tujuan komunikasi pada umumnya). Proses komunikasi, banyak melalui perkembangan.

Proses komunikasi dapat terjadi apabila ada interaksi antar manusiadan ada penyampaian pesan untuk mewujudkan motif komunikasi.

Tahapan proses komunikasi adalah sebagai berikut :

1.      Penginterpretasian.

2.      Penyandian.

3.      Pengiriman.

4.      Perjalanan.

5.      Penerimaan.

6.      Penyandian balik.

7.      Penginterpretasian.

EFEKTIVITAS KOMUNIKASI

Efektivitas komunikasi dapat dilihat dalam kaitan dengan beberapa kriteria. Komunikasi dapat dikatakan efektif jika : (a) pesan yang diterima sangat dekat dengan pesan yang dikirim; (b) tindakan berkomunikasi menggunakan jumlah lambang minimum untuk pesan itu; (c) pesan-pesan bukan-verbal selaras dengan pesan yang verbal; (d) pesan itu mendatangkan jawaban yang diinginkan; dan (e) komunikasi itu menghasilkan hubungan saling mempercayai antara pengirim dan si teralamat; kriteria ini dibicarakan secara singkat sebagai berikut :

Komunikasi kemurnian  

Suatu pesan yangn tidak mengalami penyimpangan disebut murni Seorang yang efektif dapat menyampaikan pesan kepada orang lain dengan sedikit sekali kemungkinan terjadi salah pengertian. Jika senjang antara apa yang akan dikomunikasikan oleh seseorang dengan apa yang ditangkap oleh orang yang menerimanya cukup besar, maka efektivitas orang yang mengirimkan komunikasi itu terhitung rendah.

Penghematan

Dalam suatu komunikasi yang efektif digunakan tenaga, waktu, simbol, dan petunjuk minimum untuk melambangkan suatu pesan tanpa kehilangan kemurnian dan dampaknya. Dalam suatu organisasi faktor ini harus diberi perhatian, karena orang-orang melakukan beberapa tugas, dan sedikit sekali waktunya untuk mencerna pesan-pesan yang rumit diterima. Jika pesan-pesan dituliskan dalam sejumlah besar lambang (kata-kata, halaman, atau bentuk lambang lainnya), orang yang menerima pesan itu tidak akan begitu bergairah untuk menguraikan lambang pesan itu. Dalam organisasi ditekankan agar membuat komunikasi pendek, jelas dan terpusat.

Kesesuaian

Suatu komunikasi yang efektif memadukan petunjuk-petunjuk verbal dan bukan verbal. Jika pesan verbal bertentangan dengan petunjuk-petunjuk (isyarat-isyarat) bukan-verbal dari si pembicara, efektivitas si pembicara turun.

Pengaruh

Kriteria paling penting bagi efektivitas ialah pengaruh yang disampaikan oleh komunikator kepada penerima komunikasi. Pengaruh bukan berarti pengendalian; hanya berarti bahwa komunikator mencapai hasil yang ia maksudkan.

Membangun hubungan

Salah satu tujuan komunikasi antara perorangan ialah membangun hubungan kepercayaan antara sumber dan sasaran komunikasi. Hubungan seperti itu mempermudah komunikasi di masa depan antara mereka. Suatu komunikasi yang efektif membantu membangun kepercayaan dan hubungan antar pribadi yang lebih baik antara sumber dan sasaran.

sumber:
http://melvinhutomo.blogspot.co.id/2015/03/peran-komunikasi-dalam-organisasi.html
http://irma-mintuna.blogspot.co.id/2013/03/peran-komunikasi-dalam-organisasi.html
http://denisha19.blogspot.co.id/2015/03/peran-komunikasi-dalam-organisasi.html